TÉLÉSECRÉTARIAT POUR AVOCATS ET JURISTES

Gestion du standard téléphonique, gestion des agendas, prises des messages

Servicetél, c’est…

une expertise juridique

une entreprise locale à taille humaine

une protection des données de santé

18 ans d’expérience dans le traitement d’appels des cabinets d’avocats

L’ensemble du service (comprenant 3 employés) et les logiciels sont basés en France

Conformes pour l’hébergement et la protection des données

Le juridique, un milieu exigeant en matière de secrétariat téléphonique

Un service personnalisé pour vos plannings et appels

Le secrétariat téléphonique juridique est un maillon essentiel pour les auxiliaires de justice (avocats, notaires, commissaires de justice) et autres professions libérales réglementées. Il assure un soutien administratif clé et une gestion efficace des appels, facilitant ainsi les échanges et le bon fonctionnement du service public de la justice.

Les services de télésecrétariat juridique pour les avocats et juristes :

Permanence téléphonique : traitement des appels, prise de messages, gestion des urgences, redirection des appels.
Gestion des communications entrantes : planification des rendez-vous, renseignements, annulations.
Appels sortants : Gestion des appels et rappels aux clients
Mise à jour des plannings en temps réel.
Réponse aux questions : Communication des informations de base aux appelants (adresse, confirmation de rendez-vous, …)
Accès 7j/7 à l’agenda en ligne

Avec le télésecrétariat juridique externalisé Servicetél, vous profitez d’un accompagnement qui vous permet de vous consacrer entièrement à votre activité tout en garantissant un accueil de qualité à vos clients. En plus d’optimiser la gestion des rendez-vous, cette solution améliore la prise en charge de votre clientèle de façon économique.

POUR LES CABINETS INDIVIDUELS

Une télésecrétaire « comme si elle était au cabinet »

De nombreux cabinets individuels apprécient de disposer d’une télésecrétaire « comme si elle faisait partie de l’équipe », c’est pourquoi Servicetél vous offre une assistance quotidienne, en respectant scrupuleusement vos consignes, votre organisation et vos habitudes. Nous prenons en charge la gestion des appels, l’organisation de votre agenda, le transfert des appels urgents, l’envoi des messages par e-mail, ainsi que les rappels vers vos clients, confrères ou autres établissements. De plus, nous assurons la gestion de votre secrétariat, incluant la saisie et la relecture de vos courriers, comptes-rendus et autres documents.

POUR LES CABINETS INTERMÉDIAIRES

Une télésecrétaire en renfort de votre assistante à mi-temps ou à temps partiel

Pour les structures de taille moyenne disposant déjà d’une assistante à mi-temps ou à temps partiel, Servicetél intervient en complément, prenant en charge le relais des appels et des tâches administratives. Servicetél vous propose une assistance flexible à mi-temps ou à temps partiel, en respectant scrupuleusement vos consignes, votre organisation et vos habitudes. Nous gérons ainsi vos appels, votre agenda, les transferts d’appels urgents, l’envoi des messages par e-mail, les rappels vers vos clients, confrères ou autres établissements, ainsi que la gestion de votre secrétariat.

POUR LES PLUS GRANDS CABINETS

Une télésecrétaire pendant les absences de votre secrétaire

Pour les structures plus importantes, Servicetél vous offre, en plus de l’assistance pendant les absences et congés de votre assistante, une plage horaire étendue du lundi au vendredi, de 8 h à 12h et de 14h à 18h, afin de garantir la gestion de tous vos appels, même en dehors des horaires classiques. Servicetél intervient de manière ponctuelle, en respectant vos consignes, votre organisation et vos habitudes. Nous prenons en charge la gestion des appels, l’organisation de votre agenda, le transfert des appels urgents, l’envoi de messages par e-mail, les rappels vers vos patients, confrères ou autres établissements, ainsi que la gestion de votre secrétariat.

La gestion des données juridiques avec Servicetél

Secret professionnel

Le télésecrétariat Servicetél garantit une confidentialité absolue et le strict respect du secret professionnel. Chaque échange est sécurisé afin d’assurer la protection des informations de vos clients.

Respect de la vie privée

Servicetél assure une gestion des appels dans le respect total de la vie privée de vos clients. Toutes les communications sont traitées avec la plus grande discrétion pour garantir la protection de leurs

informations personnelles.

Protection des données

Chaque appel, message ou rendez-vous contient des informations sensibles qui nécessitent une protection optimale. Grâce à des protocoles de cryptage avancés et un hébergement certifié, vos données sont sécurisées avec le plus grand soin.

Accès restreint

L’accès à vos données est rigoureusement réglementé. Seules les personnes habilitées, en fonction de droits d’accès définis, peuvent les consulter ou les traiter.

Enregistrement des appels

Pour garantir un service de qualité, les appels des clients sont enregistrés. Ces enregistrements permettent d’améliorer la formation des secrétaires et d’assurer une meilleure prise en charge. Ils contribuent également à la protection des clients et des avocats, juristes en cas de besoin.

Le traitement des appels juridiques avec Servicetél

TRI DES APPELS

L’identification des besoins des appelants, qu’il s’agisse de clients, de confrères ou d’administrations, permet une transmission rapide et efficace des demandes urgentes.

PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS

La prise, la modification et la confirmation des rendez-vous sont effectuées en fonction des disponibilités de l’avocat ou du cabinet, garantissant une gestion optimisée de l’agenda.

TRANSMISSION DES MESSAGES

Le relais des consignes, l’envoi de messages détaillés par e-mail ou SMS et la mise à jour des dossiers clients assurent une communication fluide et une gestion administrative efficace.

FORMATION JURIDIQUE

Avec 18 ans d’expérience dans la gestion des appels juridiques, notre équipe applique des pratiques professionnelles exemplaires. Une formation continue et une adaptation aux évolutions du métier nous permettent de répondre efficacement aux besoins de votre étude.

Suivi administratif et transmission des messages en cabinet juridique

Dans un cabinet juridique, la gestion administrative et la communication fluide avec les clients et partenaires sont essentielles pour assurer un service de qualité. Notre permanence téléphonique spécialisée pour les avocats vous accompagne en prenant en charge le suivi administratif et la transmission rigoureuse des messages, vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur vos dossiers et vos audiences.

Une gestion optimisée des informations

Notre service assure la réception, le traitement et la transmission des messages avec précision et confidentialité. Chaque appel est analysé afin de :

Identifier les informations essentielles et respecter vos consignes.
Filtrer les urgences et vous transmettre les demandes prioritaires en temps réel.
Assurer un suivi précis des appels reçus pour éviter toute perte d’information.

Un relais efficace entre vous et vos interlocuteurs

Grâce à notre permanence téléphonique, vous bénéficiez d’un intermédiaire fiable pour gérer les échanges avec vos clients, confrères et administrations :

Prise et suivi des messages avec transmission par e-mail ou SMS.
Mise à jour des dossiers clients pour une organisation optimisée.
Relais des consignes spécifiques en fonction de vos instructions.

Un service sur mesure pour votre cabinet

Parce que chaque cabinet a ses propres exigences, notre service s’adapte à vos besoins en assurant un traitement personnalisé des appels et messages. Que ce soit pour la gestion des rendez-vous, le filtrage des appels ou le suivi des demandes, nous vous garantissons une prise en charge efficace et adaptée à votre rythme de travail.